Umpan balik yang baik membantu seseorang melihat hal yang sudah berjalan baik, memahami hal yang dapat ditingkatkan, dan menentukan langkah praktis berikutnya. Umpan balik sebaiknya spesifik, disampaikan dengan hormat, dan berfokus pada perilaku—bukan kepribadian.
Percakapan sederhana dalam empat langkah
1. Mulai dengan tujuan bersama
Jelaskan alasan Anda mengangkat topik tersebut dan kaitkan dengan tujuan bersama. Pilih waktu yang tepat dan suasana privat agar percakapan berlangsung dengan tenang dan terarah.
2. Jelaskan hal yang Anda amati
Gunakan contoh yang konkret. Ceritakan tindakan atau ucapan yang Anda amati tanpa memberi label atau menebak niat seseorang. “Dalam rapat perencanaan kemarin, kita beralih ke topik berikutnya sebelum Maya sempat menyampaikan pembaruannya” lebih jelas daripada “Kamu tidak menghargai orang lain.”
3. Terangkan dampaknya
Sampaikan pengaruhnya terhadap pekerjaan, tim, atau hasil. Pastikan dampak yang dijelaskan sesuai dengan kejadian. Misalnya: “Kita kehilangan informasi yang sebenarnya dapat membantu merencanakan serah terima pekerjaan.”
4. Tanyakan sudut pandangnya dan sepakati satu langkah
Ajukan pertanyaan terbuka dan dengarkan tanpa menyela. Setelah itu, sepakati satu tindakan spesifik untuk dicoba dan tentukan kapan Anda akan membahas perkembangannya. Satu langkah kecil yang jelas lebih berguna daripada daftar panjang koreksi.
Contoh kalimat yang dapat disesuaikan
“Saya ingin membahas [kejadian tertentu] karena [tujuan bersama]. Saya mengamati [tindakan yang terlihat]. Dampaknya adalah [pengaruh tertentu]. Bagaimana Anda melihatnya? Langkah apa yang bisa kita coba lain kali?”
Saat menerima umpan balik
Dengarkan contoh dan dampaknya terlebih dahulu sebelum memutuskan bagaimana perasaan Anda terhadap umpan balik tersebut. Mintalah penjelasan jika perlu, pikirkan bagian yang bermanfaat, lalu pilih satu langkah yang dapat ditinjau kembali. Anda tidak harus menyetujui setiap penafsiran untuk belajar dari pengamatan yang spesifik.
Umpan balik paling bermanfaat jika menjadi percakapan berkelanjutan. Sampaikan tepat waktu, secara privat bila sesuai, dan hubungkan dengan kesempatan yang jelas untuk berkembang.
Ingin memperkuat cara tim Anda belajar dan bekerja bersama? Hubungi saya untuk membicarakan program pengembangan yang sesuai kebutuhan.